C’est un fait : de plus en plus d’entreprises abandonnent les modes de paiements traditionnels, tels que le liquide ou les cartes physiques, préférant se tourner vers les cartes virtuelles. Cette transformation rapide reflète en réalité un changement stratégique, permettant de renforcer la sécurité et le contrôle de leurs opérations financières, tout en garantissant un impact positif sur la productivité de leurs équipes.
L’essor des paiements par carte virtuelle
Sans surprise, cette tendance s’annonce depuis l’arrivée du digital dans les paiements entre entreprises. Ceux-ci ont connu une révolution ces dernières années, comme en témoigne cette estimation selon laquelle jusqu’à 80% des transactions B2B seront effectuées en ligne d’ici 2025. Si les entreprises ont depuis longtemps adopté les cartes pour leurs règlements, celles-ci ne sont plus le moyen privilégié de paiement en ligne pour ces structures ayant besoin de davantage de sécurité. Qu’il s’agisse de régler des fournisseurs ou de gérer des budgets d’équipe, les cartes physiques n’offrent généralement pas les contrôles nécessaires et s’accompagnent de commissions élevées.
Face à l’incertitude économique de ces dernières années et l’augmentation du volume de fraudes sur les transactions B2B, les entreprises portent de plus en plus leur choix vers les cartes virtuelles. Celles-ci constituent en effet une alternative viable en simplifiant les opérations de back-office avec un degré de sécurité et de maîtrise des dépenses élevé.
Ainsi, les agences de voyage en ligne (Online Travel Agency ou OTA) et de nombreuses entreprises, dans des secteurs aussi variés que le BTP, les télécoms ou l’immobilier, tirent parti de cette opportunité pour améliorer la gestion de leurs dépenses B2B et réduire le nombre d’opérations manuelles. Cette tendance ne semble d’ailleurs pas faiblir, le volume de transactions par carte virtuelles étant estimé à 175 milliards d’ici à 2028.
Qu’est-ce qu’une carte virtuelle ?
Une carte virtuelle, aussi appelée Virtual Card Number (VCN), est une carte digitale, disponible via un portail web ou mobile et pouvant être configurée pour un usage unique ou pendant un laps de temps donné. Son fonctionnement est semblable à celui d’une carte physique. Elle possède les mêmes informations confidentielles : un numéro de carte virtuelle (VCN), une date d’expiration et un code de sécurité (Card Verification Value ou CVV). Seules les institutions financières et les fintech sont autorisées à émettre ces cartes. Leur gestion se fait ensuite directement par les entreprises, depuis un portail web ou une API. Les titulaires de ces cartes peuvent alors les utiliser en ligne ou en magasin, à condition de les avoir au préalable enregistrées sur leur smartphone via Apple Pay ou Google Pay par exemple.
Quelques applications concrètes des cartes virtuelles
L’usage des cartes virtuelles a fait une véritable différence pour des entreprises comme VINCI ou Bouygues. En offrant un équilibre idéal entre contrôle et accessibilité, ces cartes facilitent la gestion des dépenses, qu’il s’agisse des budgets marketing ou des frais des collaborateurs. En particulier, elles évitent la validation systématique par un manager grâce à une configuration en amont de la carte, ce qui donne davantage d’autonomie aux collaborateurs dans leur travail et leur fait gagner en efficacité. Par ailleurs, certaines fonctionnalités sont réservées aux managers pour s’assurer du respect des budgets (l’application de limites ou plafonds spécifiques, par exemple).
Dans le secteur du voyage, les OTA utilisent déjà en grande partie des cartes virtuelles pour réserver les transports et les hébergements de leurs clients. En effet, pour garantir les meilleurs tarifs, elles doivent généralement effectuer d’importants volumes de transactions auprès de leurs fournisseurs. La création instantanée de cartes virtuelles leur donne la rapidité et l’efficacité d’exécution nécessaires à ces traitements à grande échelle.
Enfin, les cartes virtuelles sont très utiles dans l’intégration de modules de paiement “Buy Now Pay Later” (BNPL). A l’heure où de plus en plus de marchands proposent des options de paiement flexibles, ces cartes constituent un outil très puissant pour faciliter les paiements avec un acteur du BNPL comme Oney. Le fonctionnement est très simple. La carte virtuelle est générée au moment du passage en caisse, pour un montant égal au total de la transaction. Le marchand est ainsi immédiatement payé, tandis que le fournisseur de la solution BNPL récupère les sommes dues au fur et à mesure des versements du client.
Quels sont les avantages des cartes virtuelles pour les entreprises ?
Voici quelques-uns de ces avantages en détail.
Diminuez le risque de fraude
65% des entreprises ont été victimes d’attaques et de tentatives de fraude sur les paiements pour la seule année 2022. Ces paiements B2B sont une mine d’or pour les fraudeurs car les montants de ces transactions sont généralement élevés et les entreprises ne réagissent pas toujours à temps pour les empêcher. Étant dématérialisées par nature, les cartes virtuelles éliminent d’emblée le risque de perte ou de vol. Mais ce n’est pas tout : elles peuvent aussi être configurées pour un usage spécifique et n’être ainsi valides qu’une seule fois. Cela permet d’éviter le stockage de leurs données en ligne, risque majeur en cas de cyberattaque.
Renforcez le contrôle financier
Les moyens de paiement traditionnels, comme les chèques ou les virements bancaires, compliquent le suivi des paiements, la gestion de la trésorerie et l’identification proactive d’écarts comptables par les entreprises. A l’inverse, les cartes virtuelles permettent de fixer des plafonds de dépenses et de restreindre leur utilisation à certaines catégories de marchands (Merchant Category Codes ou MCC - ce sont les catégories de marchands auprès desquels les cartes fonctionnent pour des montants donnés). Ces options de paramétrage donnent aux entreprises toute la flexibilité dont elles ont besoin pour exercer un contrôle accru sur leur trésorerie.
Optimisez vos rapprochements
L’adoption croissante des cartes virtuelles supprime le besoin de garder des reçus papier ou de suivre des transactions difficilement identifiables. Par exemple, dans l’industrie du voyage, les agences peuvent facilement associer à chaque paiement le numéro de référence du passager (Passenger Name Record ou PNR) pour faciliter le travail de rapprochement comptable. Le temps passé par les employés sur des tâches de rapprochement étant estimé à près de 320£ millions, les cartes virtuelles présentent le double avantage d’accélérer l’identification des paiements et de réduire la charge administrative et le traitement manuel des équipes de finances.
Gagnez en productivité
Les paiements digitaux sont devenus la norme et ont indubitablement apporté un certain confort dans la vie des consommateurs, qui peuvent maintenant payer en une fraction de secondes. Ces mêmes consommateurs souhaitent à présent profiter de cette simplicité dans leur vie professionnelle. Créées en quelques secondes, les cartes virtuelles sont accessibles immédiatement et peuvent être utilisées en ligne ou en magasin, une fois ajoutées dans le wallet d’un téléphone. Plus besoin d’attendre la livraison d’une carte physique, les collaborateurs peuvent à présent effectuer leurs achats à tout moment et en tout lieu, sans perdre de temps.
Comment intégrer des cartes virtuelles avec Edenred Payment Solutions
De nombreuses entreprises et agences de voyage utilisent les cartes virtuelles d’Edenred Payment Solutions, qui leur donnent la flexibilité et le degré de personnalisation dont elles ont besoin. Spécifiquement conçues pour des paiements B2B, ces cartes donnent la possibilité de traiter un nombre illimité de transactions en simultané via un seul compte.
En effet, les cartes sont approvisionnées via un compte professionnel unique et non plus une à une. Cette solution permet de gagner en efficacité opérationnelle et donne davantage de souplesse en matière de trésorerie car les fonds ne sont plus immobilisés sur différentes cartes. Pour en savoir plus sur notre modèle de Lean Funding, cliquez ici.
Travailler avec Edenred Payment Solutions, cela signifie aussi réduire considérablement les complexités réglementaires. Notre solution permet à nos clients d’être très rapidement opérationnels. Une fois la localisation choisie, en Europe ou au Royaume-Uni, le compte est créé, avec un IBAN ou un numéro de compte et un Sort Code. Il suffit ensuite de l’approvisionner via les systèmes bancaires standards, SEPA ou Faster Payments au Royaume-Uni. A ce stade, les cartes virtuelles peuvent être créées et gérées, depuis l’API ou le portail web.
Via API
Cette méthode est idéale pour les entreprises ayant besoin de procéder à d’importants volumes de transactions et d’automatiser ces processus pour gagner en efficacité en créant des cartes virtuelles à usage unique. Il est possible d’effectuer des paiements, de créer de nouvelles cartes et de les gérer en tout simplicité depuis l’API. Les équipes de développement peuvent également tester l’API dans une sandbox avant de l’intégrer à votre solution en s’appuyant sur notre documentation et nos conseils. Pour en savoir plus sur notre API, cliquez ici.
Via le web portal
Cette solution est conseillée pour les entreprises avec de forts besoins de personnalisation dans l’usage des cartes virtuelles. Les managers peuvent passer par ce portail pour vérifier le solde du compte et l’activité des cartes, émettre instantanément de nouvelles cartes et les gérer, définir des paramètres de dépenses, ajouter de nouveaux titulaires ou en retirer - tout cela en temps réel pour réduire le risque d’utilisation abusive des fonds. Les collaborateurs peuvent travailler en toute autonomie car les paiements sont automatiquement validés lorsqu’ils correspondent aux paramètres fixés. Pour en savoir plus, cliquez ici.
Conclusion
L’adoption des cartes virtuelles a révolutionné l’industrie des paiements B2B. La multiplicité de leurs usages et la simplicité avec laquelle elles peuvent être intégrées dans les flux de paiement existants en font une technologie particulièrement innovante. Dans une économie de plus en plus digitalisée, il est plus que jamais temps pour les entreprises de tirer parti de ces nombreux avantages pour atteindre leurs objectifs de croissance, d’efficacité opérationnelle et d’agilité financière.
Notre rôle est de vous accompagner dans la conception de solutions de paiement adaptées à votre activité.
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