Cartes virtuelles: Un guide complet pour les entreprises

La transformation numérique continue d'être un sujet important pour les entreprises de divers secteurs, nécessitant plus d’efficacité dans les opérations et les fonctions de back-office. Alors que le besoin de solutions de paiement transparentes et sécurisées se fait de plus en plus sentir, les cartes virtuelles (VCN – Virtual Card Numbers) se sont imposées comme une méthode innovante permettant d'effectuer facilement des paiements par carte en grande quantité. Offrant une sécurité accrue, un risque de fraude réduit et des processus simplifiés, les cartes virtuelles jouent un rôle essentiel dans la rationalisation des paiements pour les entreprises.

Dans cet article, nous verrons ce que sont les cartes virtuelles, comment elles fonctionnent, leurs avantages, leurs applications sectorielles et les éléments importants à prendre en compte par les entreprises qui souhaitent les adopter.

Qu'est-ce qu'une carte virtuelle?

Par définition, les cartes virtuelles sont des cartes de paiement qui n'existent que sous forme numérique. Émises par des banques ou des plateformes fintech, elles possèdent un numéro de carte unique, une date d'expiration et un code de vérification de la carte (CVC), et sont liées à un compte de financement.

Les cartes virtuelles sont nées pendant le boom de l’e-commerce au début des années 2000, alors que les entreprises cherchaient des moyens sûrs de faciliter les paiements en ligne. Avec les progrès de la tokenisation, des API et du cryptage, les cartes virtuelles ont été plus largement adoptées dans tous les secteurs d'activité.

Les différentes façons d'utiliser les cartes virtuelles

Les entreprises de toutes sortes se tournent vers les cartes virtuelles pour bénéficier de la facilité, de la sécurité et de l'efficacité que la digitalisation apporte à leurs opérations. Les cartes virtuelles peuvent être utilisées de différentes manières, en fonction des besoins de l'entreprise :

• Les cartes virtuelles à saisie manuelle: il peut s'agir d'une carte à usage unique ou multiple, dont les détails sont saisis manuellement sur un site de e-commerce en vue d'un achat.
• Les cartes virtuelles à jeton (tokenized VCN) / carte logée: une carte virtuelle à usage unique ou multiple qui est enregistrée dans un portefeuille numérique pour les paiements en ligne ou en magasin.
• Les cartes virtuelles intégrée: ce type de VCN est intégré dans un flux de paiement et émis automatiquement.

Toutes les cartes virtuelles sont hautement personnalisables, avec des règles de dépense et des contrôles spécifiant, par exemple, où, quand et comment elles peuvent être dépensées.

Comment fonctionnent les cartes virtuelles?

Il est essentiel de comprendre le fonctionnement des cartes virtuelles pour pouvoir en tirer le meilleur parti. Ces cartes s'appuient sur une technologie avancée pour garantir leur sécurité et leur facilité d'utilisation, ce qui en fait un outil de paiement polyvalent.

La technologie des cartes virtuelles

Les cartes virtuelles s'appuient sur le cryptage pour garantir la sécurité des données lors de leur transmission. Grâce aux API et aux tableaux de bord personnalisés, les entreprises peuvent intégrer en toute transparence les cartes virtuelles dans leurs flux de paiement existants.

Le processus de génération d'une carte virtuelle, étape par étape :

1. Un utilisateur demande le numéro de la carte virtuelle par l'intermédiaire de son partenaire de paiement.
2. Les règles de dépense telles que les limites de transaction, les restrictions imposées par les commerçants et les dates d'expiration sont préconfigurées ou appliquées en temps réel.
3. La carte peut être utilisée pour les dépenses, le paiement des fournisseurs, les transactions en ligne, les abonnements, ou ajoutée aux portefeuilles mobiles pour les achats en magasin.
4. Les transactions sont autorisées et contrôlées en temps réel, ce qui permet d'établir des rapports détaillés pour une meilleure gestion financière et un meilleur rapprochement.
   
   

Cartes virtuelles vs. cartes de paiement traditionnelles

Comparaison des cartes virtuelles et des cartes de paiement traditionnelles en un coup d'œil:

Les avantages des cartes virtuelles

Les cartes virtuelles offrent un large éventail d'avantages aux entreprises et aux utilisateurs, ce qui en fait un outil précieux pour moderniser les processus de paiement.

Pour les entreprises

• Une sécurité accrue: Chaque transaction utilise un numéro de carte unique, ce qui minimise le risque de fraude. Contrairement aux virements bancaires, les cartes compromises peuvent être immédiatement annulées ou bloquées.
• Un meilleur contrôle: Les entreprises peuvent fixer des règles de dépenses, des limites de transactions, restreindre l'utilisation et définir des dates d'expiration pour un meilleur contrôle des fonds.
• Des paiements simplifiés: La simplification des paiements interentreprises permet aux entreprises de gagner du temps et d'économiser des ressources opérationnelles.
• Meilleure visibilité: Les rapports en temps réel améliorent la budgétisation et le suivi de la conformité.
• Rentabilité: Élimination des coûts liés à la production de cartes physiques et aux virements bancaires réguliers.

Pour les utilisateurs :

• Praticité: Les cartes virtuelles générées instantanément offrent un accès immédiat aux fonds, ce qui simplifie les processus tels que les dépenses des employés. Dans ce cas, l’utilisateur peut dépenser les fonds immédiatement chez les commerçants autorisés, sans avoir à avancer l’argent et attendre d’être remboursé.
• Simplicité: Les cartes virtuelles offrent de la flexibilité car elles peuvent être utilisées pour des achats en ligne ou en magasin, lorsqu'elles sont enregistrées dans un portefeuille numérique.
  
  

Comment les cartes virtuelles sont-elles utilisées dans les différents secteurs d'activité ?

Les cartes virtuelles ont des applications diverses dans de nombreux secteurs, offrant des solutions sur mesure pour répondre à des besoins opérationnels spécifiques.

L'assurance

• Remboursement des sinistres: Les cartes virtuelles permettent d'accélérer le versement des indemnités aux assurés par rapport aux chèques ou aux virements bancaires.
• Réduction de la fraude: Les fonds sont limités à l'usage prévu, ce qui réduit les abus tout en évitant aux assurés d'avoir à présenter des reçus/factures, un processus qui peut donner lieu à des demandes frauduleuses.

Salaires et dépenses professionnelles

• Dépenses des salariés: Les cartes virtuelles permettent de contrôler les dépenses liées aux achats professionnels, tels que les abonnements à des services de marketing et de publicité, ou encore les réservations de voyages.
• Paiements de salaires: Distribution sécurisée et instantanée des salaires aux employés, ou paiements des travailleurs indépendants et freelance.

Prêts

• Décaissements de prêts : Les cartes virtuelles permettent aux emprunteurs de recevoir les fonds rapidement, améliorant ainsi l'expérience utilisateur, ce qui est particulièrement utile dans le cas de crédit à court terme.

Commerce de détail

• Paiements fractionnés : Les cartes virtuelles peuvent être émises au point de vente pour que la fintech ou le fournisseur Buy-Now-Pay-Later puisse payer le commerçant.
  
  

L'adoption des cartes virtuelles

Bien que les cartes virtuelles offrent des avantages considérables, les entreprises doivent tenir compte de quelques points essentiels avant de les adopter. Examinons ces points :

• Intégration dans les opérations existantes: Les entreprises doivent évaluer leur processus de bout en bout pour s'assurer que les cartes virtuelles s'intègrent parfaitement à leurs activités.
• Conformité et réglementation: Il est essentiel de respecter les normes PCI DSS, PSD2 et les normes de paiement locales.
• Gestion de multiples cartes: L'augmentation de l'utilisation des cartes virtuelles nécessite des systèmes de contrôle robustes pour surveiller et contrôler efficacement les fonds.
  
  

Comment choisir la bonne solution de carte virtuelle pour votre entreprise?

Il est essentiel de choisir la bonne solution de carte virtuelle pour en maximiser les avantages. Les entreprises doivent évaluer leurs besoins en fonction des caractéristiques et des capacités des fournisseurs potentiels.

Les facteurs clés à évaluer sont les suivants:

• Personnalisation: Assurez-vous que les limites de dépenses, les dates d'expiration et les restrictions d'utilisation correspondent aux besoins de l'entreprise.
• Capacités d'intégration: La compatibilité avec les systèmes de flux d’informations existants est essentielle.
• Sécurité: Recherchez des capacités de tokenisation et de surveillance de la fraude.
• Financement: Privilégiez les modèles de financement capables de gérer plusieurs soldes de comptes de cartes virtuelles en temps réel, avec un minimum de complexité.
• Évolutivité: Choisissez une solution capable de répondre à la demande actuelle et future de votre entreprise.
• Fiabilité: Travaillez avec une plateforme fiable et stable qui peut gérer l'émission et le traitement des cartes à grande échelle.
• Coûts: Évaluez les coûts d'installation et les frais de transaction pour vous assurer qu'ils sont abordables.
  
  

L'avenir des cartes virtuelles

L'avenir des cartes virtuelles est prometteur, le volume des transactions par cartes virtuelles devant atteindre 175 milliards d'ici à 2028. Avec une croissance significative de 388% depuis 2023, le marché sera boosté par l'adoption de plateformes d'émission de cartes virtuelles par API.

Les cartes virtuelles révolutionnent la manière dont les entreprises gèrent les paiements, en s'intégrant de manière transparente dans le parcours client et en faisant passer la finance intégrée à un niveau supérieur. Les cartes virtuelles simplifient et accélèrent les processus, permettant un accès instantané aux fonds tout en améliorant l'expérience globale du client. Des secteurs comme celui de l'assistance, où il est crucial de régler rapidement les sinistres, montrent comment les cartes virtuelles peuvent réduire la frustration et fidéliser les clients.

Mais les avantages ne s'arrêtent pas là. Grâce à des identifiants uniques pour chaque transaction, les cartes virtuelles simplifient le rapprochement et l'audit, réduisant ainsi les erreurs et renforçant la transparence. Ce suivi permet aux entreprises de se moderniser tout en restant sûres et conformes. Alors que la demande de solutions de paiement plus souples et plus intelligentes ne cesse de croître, les cartes virtuelles sont en tête de peloton.
Rehana Mitha, Directrice générale
Edenred Payment Solutions

En conclusion

Les cartes virtuelles représentent une avancée significative dans l'innovation en matière de paiement. Offrant une sécurité, un contrôle et une efficacité inégalés, elles permettent aux entreprises de fluidifier les transactions et de s'adapter au numérique. À mesure que les industries continuent d'adopter la technologie des cartes virtuelles, l'avenir de la distribution des fonds et des paiements pour les entreprises sera sans aucun doute plus sûr, plus efficace et plus pratique.

Adoptez les cartes virtuelles pour votre entreprise

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